Мы провели небольшое статистическое исследование. Опросили около 500 предприятий с компьютерным парком от 10 до 50 машин. Основные вопросы анкеты касались использования программного обеспечения для решения учетных задач. Наверное, вы не очень удивитесь, узнав, что 80% опрошенных предприятий используют в качестве основной бухгалтерской системы 1С:Предприятие 7.7 (1С:Бухгалтерия 7.7). И большая часть таких предприятий уже осознала, что возможностей 1С для решения всех учетных задач предприятия явно недостаточно. В стандартной комплектации программа не рассчитана на решение управленческих задач. А именно эти задачи в полный рост встают перед компаниями, которые уже научились формировать на компьютере отчеты для налоговой администрации.
Среди списка нерешенных проблем, или, вернее, проблем, которые нуждаются в компьютеризации, на первом месте по значимости в заполненных анкетах стоят задачи финансового планирования и бюджетирования. Владелец предприятия, или директор хочет знать, какую реальную прибыль способно принести ему предприятие, какой из бизнесов наиболее, а какой наименее рентабелен; он хочет планировать будущие доходы и контролировать составленный бюджет.
Мы провели также небольшой телефонный опрос фирм, специализирующихся на управленческом консалтинге. Первое впечатление от разговоров со специалистами: нет проблем, чтобы внедрить систему бюджетирования на предприятии. Спектр услуг — от семинаров до работы выездной бригады специалистов, которые совместно с заказчиком разрабатывают технологию бюджетирования. А на каких программных средствах? — Представители этих фирм обычно предлагают как российские разработки, например, «Парус», «Галактику», так и зарубежные — R/3, Renaissance, BAAN и т. п. Во всех этих системах действительно есть модули бюджетирования, есть возможность их автономной работы, хотя, конечно же, лучше, когда весь учет на предприятии ведется в единой системе.
А теперь представьте себе, что значит для среднего украинского предприятия приобрести какую-либо из указанных систем и выбросить работающую, оперативно и бесплатно обновляемую в соответствии со всеми требованиями законодательства программу 1С. Программу, которая, будучи нормально настроенной, позволяет вести помимо бухгалтерского и налогового настоящий управленческий учет (разработчики западных программ об этих реалиях скорее всего просто не подозревают и на них не рассчитывают). Программу, которая по цене самой дорогой версии и самого дорогого обслуживания дешевле в 10–100 раз всех тех программ, которые перечисляют управленческие консультанты.
Вы бы выбросили?
Иные впечатления складываются из разговоров с финансовыми директорами и руководителями планово-экономических служб тех самых средних предприятий. Эти менеджеры решают вполне практические задачи: работа с дебиторской и кредиторской задолженностью, расчет себестоимости продукции, анализ издержек. Кое-кто строит платежный календарь, бюджет доходов и расходов. В отдельных фирмах строится бюджет по балансу и анализируются финансовые показатели работы предприятия. На стол руководителю информация обычно ложится в виде распечаток из Excel'a. Представьте себе разворот по анализу себестоимости продукции в виде таблицы размером 100 ґ 70. Тогда вы поймете, почему так непрозрачны для владельцев и трудноуправляемы для руководства типичные украинские предприятия.
Однако вы не ошибетесь, если спрогнозируете появление решений там, где есть проблемы потенциальных клиентов.
Есть целая линейка продуктов, встраиваемых в стандартную программу 1С и решающих задачи планирования и бюджетирования. Что они позволяют? Строить бюджет. Формировать факт по первичным бухгалтерским документам. Выполнять план-фактный анализ. Все эти операции выполняются, хотя и внутри бухгалтерской учетной системы, но не на обычном плане счетов, а на управленческом. Управленческий план счетов, детализация счетов по субсчетам, как правило, уникальны для каждого предприятия.
За простым перечислением технологий бюджетирования стоит серьезная вычислительная мощность, упрощающая работу экономистов. Настройка бюджетов автоматизирована. Можно планировать «от достигнутого», использовать шаблоны бюджетных операций, планировать расчеты с дебиторами-кредиторами, исходя из заложенных сроков товарного кредитования и т. д. Можно объединять в единый бюджет бюджеты, подготовленные отдельными центрами финансовой ответственности. Бюджетов может быть несколько — оптимистический, пессимистический, инвестиционный и т. д. Запланированные бюджеты поддаются анализу с точки зрения системы показателей, важных для предприятия.
Именно этим и определяется выбор основного бюджета. А самым главным анализом будет, конечно, сравнение плана с фактом. Серьезный элемент автоматизации закладывается в момент первоначальной настройки системы. Фактические операции в разрезе управленческого плана счетов формируются, как правило, автоматически. По желанию пользователя это происходит либо после окончания отчетного периода, либо после проведения первичных документов. Допускается корректировка бюджетов по ходу их исполнения.
Бюджет и результаты его выполнения всегда были только началом аналитической работы. Руководству важно не просто видеть отклонения от бюджета, но и понимать их причины. Вот здесь-то и работают в полную силу используемые в программе технологии OLAP (on-line analyses processing). Накопленную информацию можно рассматривать в любых разрезах, анализировать с любой степенью детализации. Универсальный конструктор отчетов, встроенный в программу, позволяет пользователю с минимальной подготовкой задавать те разрезы, в которых он хочет увидеть результаты работы предприятия. Это может быть анализ отдельных бизнесов предприятия, или отдельных центров финансовой ответственности, график расхождений реального денежного потока в сравнении с прогнозировавшимся бюджетом движения денежных средств, отчет о прибылях и убытках и т. д.
Управленческие отчеты в программе — это не просто отчеты в обычном понимании этого слова. Они допускают моделирование ситуации. Изменив один показатель в системе, вы видите, как изменятся другие. Это очень важный элемент экономического анализа.
К примеру, вы хотите повысить рентабельность ваших производственных активов, т. е. ту прибыль, которую вы получаете на единицу активов компании. Один из способов — увеличение рентабельности продаж за счет увеличения их объема, так как производственное оборудование недозагружено и доля постоянных затрат на его содержание недопустимо велика в совокупной себестоимости продукции. В итоге понадобятся заемные деньги на закупку дополнительного сырья, и показатели ликвидности выйдут за пределы допустимой нормы (это сразу видно в дереве показателей — показатель ликвидности покраснеет). Возможно, лучше будет повысить оборачиваемость активов. Снижаем запасы сырья или работаем над уменьшением дебиторской задолженности. В последнем случае есть вероятность потери некоторых клиентов, что уменьшит объем реализации. А это тоже крайне нежелательно. В конечном итоге решаете вы, а программа выполняет черновую расчетную работу.
Заметим, что тема управленческого анализа накопленной информации может рассматриваться и отдельно. Технологии OLAP, разработанные для применения в среде 1С, позволяют пользователю получать не только стандартные отчеты 1С, но и вынимать из массива накопленной информации любую статистику: графики сезонности продаж, влияние цен на спрос и т. д.
Можно долго рассказывать о программах и их функциях. Есть программы дорогие и не очень, соответственно, и функционал их будет различен. Описания этих программ вы легко найдете в Интернете, например, на сайтах www.1c.ru; www.intalev.ru; www.rarus.ru; www.info-service.kiev.ua.
В заключение хочется подчеркнуть, что хороший инструмент облегчает жизнь только тем, кто умеет им пользоваться. И прежде чем ожидать экономического эффекта от внедрения программ, нужно быть готовым к решению организационных проблем. Усиление контроля, при наведении порядка, психологически воспринимается персоналом плохо. Но без этого не достичь улучшения управляемости, прозрачности, и, как правило увеличения прибыльности. Так что решайте сами...